The Crucial Role of PPIC

You can assume chefs are creative people. The more creative you become, the more you use your right brain, while ignoring the left one. It’s no wonder you see so many great chefs: creative in designing the product and market it, but fail miserably when they run their own business because of overlooking the other side of the F&B business, PPIC (Production Planning Inventory Control). Chances are, if you knew Chef Rahmat Kusnedi (CRK) you’ve heard him saying his word, “business is mathematic, without proper calculation, it’s a charity foundation”. Now, The President of Indonesia Pastry Alliance (IPA) will discuss the importance of PPIC in a business, to the most common mistakes happen in reality.


What is the actual role of PPIC in F&B business?

Structurally, PPIC is a division of its own. You can say that PPIC’s role is similar to a bank. If the finance department has cash money, then PPIC also keep the fund in food ingredients.

Usually, here’s the workflow. When the sales people got the order, they will report to customer service, and then PPIC will estimate the necessary ingredients. PPIC will cross check with the inventory people to ensure the availability of ingredients. If they’re out of stock, PPIC will request the ingredients to purchasing division, and then it’s up to the finance division for approval.

For example, if the sales division has order worth Rp 1 million, and the predetermined food cost is 30%, then the spending for ingredients is around Rp 300.000. Of course, sometimes you’ll spend Rp 5.000 – RP 10.000 more, it’s acceptable because you can never have accurate ingredient purchase. I mean, when we need 800 gr flour, there’s no one produce 800 gr flour, most of the times they sell it in 1 kg packaging.

The role of PPIC doesn’t stop there. After the finance approves and the ingredients are ordered, PPIC has to ensure that they receive the same amount as requested. There’s lot of mistakes in this phase, especially in home industries that rely a lot on feelings, not system. We will know the loss when we do the audit.


Would you give me some miscalculation example?

On the same case, sometimes the food cost would reach Rp 400.000, even to Rp 600.000. When you want 30% margin, I can tell you that you won’t get any profit, simply put, it’s charity. It happens all the time, even I have this some times. It will cause further mistakes in determining the price point, as a result, you’ll set the selling price recklessly.


What’s the biggest issue of this division?

Control. PPIC is how we plan the production. Remember, business is mathematic, there should be proper plannings. Therefore, if the record in finance department is not accurate, you should start the investigation process from the recipe. If you are to make cheese cake, you need to know how much cream cheese, cheese, sugar, egg are needed. Without proper monitoring, your 30% margin can be reduced to 20% or even minus. For example, when there’s mistake in production process and the staff request for more ingredients, PPIC has to ask, “we gave you the ingredients back then, haven’t we?” Without PPIC, most production staffs won’t admit such failures in production process.


About the ingredients calculation, can it be 100% accurate?

There’s always calculation for each ingredient, and almost all of them can be accurate, especially in pastry, because we always measure everything. It’s different to hot kitchen, for instance, 1 kg fish may consist 6 fish, but the weight of each fish won’t be equal. PPIC has to understand the recipe and the production process so they can prevent misconducts, theft, damage, and other possibilities.


What’s the most common mistake you see in professional kitchens?

Miscalculation because of not using measuring unit. For instance, from 1 kg of flour, you’ll get 12 pcs of bread each for 60 gram, PPIC need to know whether it’s the weight before they put the filling, or after?

And then for cakes, you can’t measure the production output in centimeter when the recipe is written in gram. The thing about pastry is, we have more measurable output. However, pastry kitchen also have more ingredients variants, from baking powder, baking soda, improver, the sugar itself comes in different variants such as granulated sugar, icing sugar, or maltodextrin. PPIC must know, which measuring units are used. Sometimes, people use grams in the recipe, but actually, when the ingredient is liquid, will we still be using grams or mililiters?


And then for the number of suppliers, which one is better, less or more?

Of course everyone prefers to use 1 supplier that can provide many items. It will make every division’s job easier, from the production, R&D, inventory, to the finance. However, there’s some disadvantages from it, if you rely solely on a supploer, when they run out of stock, you’ll have trouble. In addition, by using only 1 supplier, you can’t compare the price with other suppliers.

================================================================================================================================================================================


Para chef bisa dibilang adalah pekerja kreatif. Semakin kreatif seseorang, semakin banyak ia menggunakan otak kanannya dan mengabaikan otak kirinya. Tidak heran ada begitu banyak chef hebat yang kreatif dalam membuat produk sekaligus memasarkannya, namun gagal ketika menjalankan bisnisnya karena mengabaikan sisi lain dari bisnis F&B yaitu PPIC (Production Planning Inventory Control). Jika Anda mengenal Chef Rahmat Kusnedi (CRK), kemungkinan besar Anda pernah mendengar ia berkata, “bisnis itu adalah matematika, tanpa perhitungan, itu namanya yayasan amal”. Kali ini Presiden Indonesia Pastry Alliance (IPA) ini akan menjelaskan tentang pentingnya PPIC di sebuah bisnis, hingga kesalahan-kesalahan yang umum terjadi di lapangan.


Apa sebetulnya peran PPIC di sebuah bisnis F&B?

Secara struktur, PPIC berdiri sendiri. Bisa diibaratkan, peran PPIC itu mirip seperti bank. Jika bagian finance menyimpan uang kas, maka PPIC dan penyimpanan akan menyimpan uang dalam bentuk bahan baku.

Alur kerjanya kira-kira begini. Ketika bagian sales mendapatkan order, ia akan melapor ke customer service, dari situ bagian PPIC akan menghitung kebutuhan bahan baku. PPIC akan memeriksa ke bagian penyimpanan untuk memastikan ketersediaan barang. Jika ada stok yang kosong, maka PPIC akan mengajukan permintaan ke bagian purchasing, setelah itu bagian finance akan memberikan persetujuan.

Sebagai contoh, jika bagian sales mendapatkan order sebanyak Rp 1 juta, dan food cost yang telah ditentukan adalah 30%, maka belanja kebutuhan bahan baku harusnya sekitar Rp 300.000. Tentu terkadang angkanya bisa lebih Rp 5.000 - Rp10.000, ini masih bisa diterima karena yang namanya bahan itu tidak mungkin angkanya sesuai. Maksudnya, ketika kita butuh terigu sebanyak 800 gr, tidak ada produsen yang menjual terigu kemasan 800 gr, kebanyakan menjual kemasan 1 kg.

Peran PPIC tidak berhenti di situ. Setelah bagian finance menyetujui dan barang diorder, PPIC harus memastikan bahwa barang yang diterima harus sesuai dengan permintaan. Banyak terjadi kesalahan di tahap ini, terutama pada industri skala rumahan yang masih banyak mengandalkan feeling, bukan sistem. Kita akan mengetahui loss ini ketika dilakukan audit.


Bisa berikan kesalahan contoh perhitungannya?

Pada contoh tadi, sering terjadi ongkos produksinya mencapai Rp 400.000, bahkan mungkin hingga Rp 600.000. Jika Anda menetapkan margin sebesar 30%, bisa dipastikan Anda tidak akan mendapatkan untung apa-apa, istilah kasarnya, kerja bakti. Ini sering terjadi, bahkan saya pun mengalaminya. Kesalahan ini mengakibatkan banyak orang yang salah memberikan pricing point, sehingga harga jual ditetapkan semaunya.


Apa masalah terbesar di bagian ini?

Kontrol. PPIC adalah bagaimana cara kita merencanakan produksi. Ingat, bisnis itu adalah matematika, harus ada perencanaan. Oleh sebab itu, jika penghitungan di finance tidak akurat, proses penyeledikannya harus dimulai dari bedah resep. Jika Andamendapatkan order membuat cheese cake, Anda harus tahu jumlah cream cheese, keju, gula, telur yang dibutuhkan. Tanpa pengawasan yang ketat, margin 30% Anda bisa jadi hanya tinggal 20% atau bahkan minus. Contohnya ketika terjadi kesalahan sehingga bagian dapur meminta bahan tambahan, PPIC harus bertanya, “kan tadi kami sudah berikan bahan yang dibutuhkan?” Tanpa PPIC, banyak staf produksi yang tidak mau mengaku kegagalan proses produksi ini.


Apakah penghitungan bahan baku di dapur bisa 100% akurat?

Semua bahan ada hitungannya dan hampir semuanya bisa akurat, terutama di bidang pastry, karena kami selalu menimbang semuanya. Berbeda dengan hot kitchen, contohnya pada 1 kg ikan, Anda bisa mendapatkan 6 ekor, namun tentu berat masing-masing ikan tidak mungkin sama. PPIC harus mengetahui resep dan alur proses produksi, sehingga mereka bisa mencegah terjadinya penyelewengan, pencurian, kerusakan dan kemungkinan lainnya.


Apa kesalahan yang paling kerap Anda temui di dapur profesional?

Salah hitung karena tidak menggunakan satuan yang sama. Misalkan dari 1 kg terigu, bisa menghasilkan 12 pcs roti dengan berat 60 gram, PPIC harus tahu apakah 60 gram itu berat sebelum atau setelah diisi filling?

Lalu untuk cake, Anda tidak bisa menghitungkan dengan ukuran cake dalam bentuk cm jika sebelumnya perhitungan bahan menggunakan gram. Kelebihan dapur pastry adalah, outputnya lebih mudah diukur. Hanya saja, dapur pastry memiliki variabel bahan yang lebih banyak.  Adonan cookies, cake dan roti menggunakan bahan yang berbeda-beda, mulai dari baking powder, baking soda, ragi, pengembang, untuk gula saja ada banyak varian, seperti granulated sugar, icing sugar, atau maltodextrin. PPIC harus tahu betul, apa satuan yang disetujui. Terkadang di resep tertulis dalam gram, namun ternyata bentuk bahan bakunya cair, lalu apakah akan tetap menggunakan gr atau ml?


Soal jumlah supplier, mana yang lebih baik, sedikit supplier atau banyak?

Semua orang tentu lebih suka menggunakan 1 supplier yang memiliki banyak barang. Ini akan memudahkan semua divisi, mulai dari produksi, R&D, inventory, hingga finance. Namun hal ini memiliki kekurangan, jika Anda hanya mengandalkan 1 supplier, ketika stok satu jenis barang di mereka habis, Anda akan kerepotan. Selain itu, dengan 1 supplier, Anda tidak bisa membandingkan harga bahan baku.

0 0
Feed