[ID] - Succession Plan

Dalam banyak kasus, sebuah restoran baru yang sedang naik daun biasanya mempekerjakan satu figur chef terkenal. Seiring berjalannya waktu, chef tersebut keluar dan restoran tersebut gagal untuk mempertahankan kualitas. Ada beberapa penyebab kegagalan menjaga konsistensi, namun kali ini kita akan membahas soal succession plan bersama Chef Rahmat Kusnedi, Presiden Indonesia Pastry Alliance (IPA).

Bisa dijelaskan pentingnya succession plan ini?


Succession plan sangat penting untuk keberlangsungan suatu perusahaan. Salah satu kunci keberhasilan bisnis adalah tidak boleh terpaku pada satu sosok, idealnya, semua hal terkoordinir dengan sistem. Sering terjadi ketika membangun sebuah bisnis baru, biasa kita rela mempekerjakan orang yang hebat, namun terkadang, pengetahuan dari sosok tersebut tidak diberikan kepada staf lain. Akibatnya, ketika sosok tersebut pindah, meski sudah memiliki standarisasi, jika perusahaan gagal melakukan kaderisasi manusia, perusahaan akan kesulitan menjaga kualitas sehingga dapat mengubah citra perusahaan secara drastis.


Siapa yang berkepentingan dalam menjalankan succession plan ini?

Pada intinya, mereka yang di jajaran top management yang wajib mengarahkan, karena biasanya para Board of Director (BOD) tidak ikut dalam operasional. Saya paham, ada beberapa chef tipe pekerja, perfeksionis, yang harus membuat sendiri produknya, orang lain tidak boleh ikut campur, sehingga secara tidak langsung, perusahaan bergantung pada sosoknya. Namun, ketika ia bermasalah sehingga ia hengkang dari perusahaan, kualitas resto biasa menurun.

Terkadang para owner tidak paham, mereka berasumsi bahwa semua chef yang mengenakan baju putih memiliki kemampuan yang sama, padahal chef memiliki tingkatan. Sama halnya dengan para dokter, ada dokter kandungan, internis, dan sebagainya, sehingga kemampuan chef juga tidak bisa dipukul rata. Succession plan atau kaderisasi ini direncanakan dari jauh hari, bahkan sejak awal perekrutan, manajer atau chef sudah harus mulai mengenali bakat para stafnya.


Beberapa chef berpikir bahwa succession plan ini malah mengancam posisinya sendiri.

Inilah mengapa kaderisasi, terutama untuk chef beberapa jenis makanan dari negara tertentu cenderung lambat. Mereka seolah tidak membiarkan ilmu mereka diserap bawahannya. Ketika mereka libur, mereka tidak peduli akan operasional. Cara-cara seperti itu harus dihilangkan, jaman sudah modern. Sekarang bukanlah era rahasia lagi, untuk masalah kecil saja, dari pegawai level bawah hingga paling tinggi sudah terbaca oleh orang-orang.


Chef sebetulnya malah akan terbantu dengan succession plan. Hal ini akan diuji ketika si chef sedang cuti, tugas di luar, dari situ akan kelihatan apakah bawahannya ini mampu mengerjakan tugasnya atau tidak. Jangan sampai terjadi, ketika chefnya tidak di tempat, kualitas produk menurun, akhirnya si chef justru akan terkungkung di posisinya. Succession plan juga sangat penting untuk setiap divisi, tidak hanya di dapur.


Apa tujuan dari succession plan ini?

Untuk menjaga stabilitas struktur organisasi, sekaligus operasional, sehingga di akhir hari, kita akan mendapatkan konsistensi dan volume. Yang sering terjadi adalah, perusahaan berhasil mencapai volume, tapi kualitasnya di bawah standar. Terkadang ada kondisi yang mengharuskan perusahaan untuk menghemat budget, sehingga owner memutuskan untuk meniadakan posisi penting seperti asisten chef. Namun ketika kondisi sudah membaik, sebaiknya perusahaan mencari penggantinya untuk mejaga stabilitas struktur organisasi.

Seorang di posisi manajer, seperti chef, tidak hanya harus menguasai situasi di lapangan, ia juga harus mampu berdiplomasi dengan atasan, owner, BOD, dan juga dengan para staf di bawahnya. Beberapa owner tidak memiliki background di bidang F&B, sehingga kita harus menjelaskan masalah-masalahnya, seperti mempertahankan konsistensi, variable cost, situasi persaingan yang ketat sehingga margin tidak bisa terlalu besar, kita wajib memberitahu mereka.


Lalu, apa saja langkah-langkah yang harus dilakukan untuk membuat succession plan?

Pertama, kita harus membuat job task yang jelas. Seperti pada umumnya, semakin tinggi posisi maka jumlah pekerjaan dan tanggung jawabnya akan semakin besar. Katakanlah untuk posisi commis chef hanya bertugas untuk memotong dan menimbang bahan, sementara untuk mencampurkan bahan-bahan dilakukan oleh senior commis karena pekerjaan ini melibatkan cost yang lebih tinggi. Begitu pula untuk posisi-posisi selanjutnya seperti supervisor, demi chef, atau 

chef de partie.

Selain soal hard skill, job task ini juga harus menjelaskan soal soft skill. Tentu saja untuk soft skill ini, kadang kita membutuhkan training. Untuk jangka pendek, mungkin training akan dianggap sebagai cost, namun dalam jangka panjang, ini adalah investasi. Ketika kemampuan seseorang semakin berkembang, pada akhirnya ia bisa meringanan pekerjaan bagi manajer dan owner, sama seperti tujuan succession plan ini. Jika ingin mempertahankan karyawan, kita tidak bisa melihat staf sebagai sekedar pekerja yang digaji, kita harus memanusiakan mereka dan menjadikan mereka sebagai partner.



Lalu langkah selanjutnya?


Menentukan batasan-batasan. Sering terjadi seorang staf menjalankan job task yang berlebihan, sehingga kita harus menentukan batasan-batasan yang jelas untuk satu posisi. Katakanlah seorang supervisor resto boleh menangani keluhan tamu dan memberi jalan keluar, namun jika sudah menyangkut pemberian kompensasi, seperti memberikan 1 whole cake, itu merupakan tanggung jawab manajer. Begitu juga halnya dengan manajer, tentu ia harus memiliki kemampuan costing, budgeting, dan membuat business plan. Lalu bagaimana dengan budgeting untuk 5 tahun ke depan? Apakah harus melibatkan BOD? Hal-hal seperti ini harus ditata.

Lalu yang terakhir adalah empowering dan trust. Setelah menentukan job task dan batasan, seseorang harus diberikan wewenang dan kepercayaan. Tanpa kedua hal tersebut, seorang staf tentu tidak akan berani membuat keputusan karena takut disalahkan. Jika seorang chef sedang liburan, ia juga harus memberikan kepercayaan pada stafnya, salah satunya dengan cara tidak menelpon untuk mengetahui kondisi dapur terus menerus.

0 0
Feed